Uuden työn aloittaminen, paperien täyttämistä

Tämä teksti on ollut keskeneräisenä luonnoksissani jo useampia kuukausia, mutten saanut sitä sitten koskaan valmiiksi. Nyt kun tämä taas on ajankohtainen, niin päivitetäänpä loppuun asti.

Kun täällä vastaanottaa työn, niin paperirumba on suhteellisen massiivinen. Luettavaa, tulostettavaa, allekirjoitettavaa, skannattavaa ja täytettävää e-lomaketta yleensä riittää ihan riittävästi. Eikä se ihan hirveästi edes vaikuta että oletko töissä suoraan ko. yrityksessä vaiko jonkun alihankkijan kautta vendorina tai kontraktorina. Aina sitä allekirjoitettavaa vaan riittää. Yritän nyt saada tähän kuvattua omien kokemusten perusteella, mitä se paperikasa oikein pitää sisällään.

• Henkilötiedot paperi – tämä tosin on usein täytetty jo hakuvaiheessa, tai jos on esim. otettu pikaisesti yhteyttä jostain, niin se täytetään/täydennetään ennen työtarjouksen saamista. Tässä kysytään yleensä henkilötiedot, osoitteet, koulutustiedot ja aiemmat työpaikat palkkaustietoineen ja tehtävänkuvauksineen. (Jep, suurin osa kysyy myös palkan tasoa aiemmissa tehtävissä...) Ja joskus tämä sitten pitää täyttää vielä uudestaan kun paikkaa hyväksyy, jolloin yleensä kysytään myös hätätilanteiden varalle joku kontaktihenkilö (emergency contact).
• Työtarjous (offer letter) – jossa tarjotaan henkilölle tiettyä tehtävää, määritellään palkkaus, aloituspäivät ja muut tarpeelliset. Tämän allekirjoittamalla hyväksyt, että otat paikan vastaan siihen kirjatuilla ehdoilla. 
• Taustatiedot lomake (self-identification infomation) – tämä on vapaaehtoinen, mutta valtio vaatii, ettei ketään syrjitä, joten keräävät yleensä tietyt taustatiedot tällä lomakkeella. Tässä taitaa ihan yleisesti olla kysytty etnistä tausta, sukupuoli, onko henkilö veteraani, ja joskus sitten invaliditeetista (usein liittyy veteraanistatukseen, mutta esim. muistakin sairauksista, jotka voivat vaikuttaa työn tekoon voidaan kysyä.
• I-9-lomake (Employment Eligibility Verification) – tällä varmistetaan, että kyseisellä henkilöllä on oikeus työskennellä maassa. Tähän täytetään taas kaikki henkilötiedot sosiaaliturvatunnuksineen ja jonkun pitää sitten vielä todistaa nähneensä palkattavan henkilön dokumentit, joilla työskentelyoikeus tarkistetaan (esimerkiksi USAn passi tai Green Card, tai sitten kaksi erillistä dokumenttia, joista toisella varmistetaan henkilöllisyys tai toisella työlupa).
• W-4-lomake – tämä taas on verottajan lomake, johon täytetään jälleen kerran kaikki henkilötiedot, osoitetiedot ja sosiaaliturvatunnus, sekä mahdolliset vähennykset ja tieto verotetaanko henkilöä sinkkuna vai yhdessä puolison kanssa perheverotuksena.
• Tilitiedot – palkanmaksua varten pitää tietenkin antaa tilitiedot, jotka edelleen usein tehdään täyttämällä taas erilliselle lomakkeelle henkilötiedot sekä liittämällä mitätöity shekki kyseiseen lomakkeeseen. Shekissä kun on ne tilitiedot kirjattuna. Usein sitten vielä pitää täyttää erillinen paperi, jos (ja kun) haluaa antaa suoramaksuluvan, että palkka tulee suoraan tilille, eikä shekkinä kotiin.

Näiden lisäksi voi olla firmakohtaisia papereita: 

• NDA, CAA, CDA, etc. – eli erilaiset salassapitosopimukset.
• Työnkuvan vahvistus – eli paperi, jossa kerrotaan työnkuva ja velvollisuudet vahvistetaan allekirjoituksella. 
• Erillinen paperi, jossa vahvistetaan vielä palkka ja etuudet. 

Sitten vielä työn aloittamisen jälkeen pitää vahvistaa erilaiset etuudet, jos firma sellaiset tarjoaa, ja valita tarjotuista haluamansa etuudet. 

• 401K – eläkesäästötili, jonka jotkut työnantajat tarjoavat. Se saatetaan tarjota vain mahdollisuutena maksaa osa palkasta (ennen veroja) valitun firman 401K-rahastoon (tai mikä lie). Tai osa firmoista tarjoaa oikeille työntekijöilleen (ei siis kontraktorina tai alihankkijana töitä tekevälle) myös jonkunasteisen matchauksen. Eli tiettyyn rajaan asti firma siirtää ko. tilille  yhtä paljon kuin työntekijäkin. Eli jos itse siirrät joka palkasta vaikka 4 % 401K:hen, niin firma laittaa sinne sinun nimissäsi saman verran. Mutta todellakin yleensä tuo raja on maksimissaan muutamia prosentteja.
• Sairausvakuutus – tietyn kokoiset työnantajat velvoitetaan tarjoamaan työntekijöilleen sairausvakuutuksen. Siitä ei sitten olekaan mitään velvoitetta, että kuinka paljon työnantaja siitä joutuu itse maksamaan. Nämä siis ovat yleensä ryhmävakuutuksia, joten hinta saattaa olla yleensä hieman halvempi kuin yleisillä markkinoilla. Mutta työnantaja voi joko vaan tarjota vakuutuspaketin niin, että työntekijä maksaa itse sen kokonaan tai työnantaja saattaa maksaa siitä suuren osan, jolloin työntekijän palkasta otetaan muutaman satasen sijaan vaan muutamia kymppejä vakuutusmaksuja. Aika usein tarjolla on muutama vaihtoehto, joista valita itselle paras vakuutusmaksujen ja niiden kattavuuden perusteella. 
• Tapaturma- ja henkivakuutukset – työnantaja saattaa tarjota suht edullisen ryhmävakuutuksen myös näihin. 
• HSA (health savings account) – voi olla myös mahdollista ottaa HSA, johon laitetaan palkasta ennen veroja tietty summa sairaus- ja terveydenhoitokuluja varten. Tänne voi verottajan mukaan laittaa jokusen tonnin, mutta työnantaja voinee itse myös ilmoittaa maksimin, mitä työntekijä voi sinne siirtää. Nämä siis päätetään ennen vuoden alkamista, eikä rahoja voi käyttää muuhun kuin erilaisiin sairauden- ja terveydenhuoltokuluihin.

Osan näistä voi hoitaa myös sähköisesti ja sähköisellä allekirjoituksella, riippuen vähän firmasta, mutta yleisesti myös ihan sitä normipaperia tulee allekirjoitettavaksi yleensä ihan reippaasti. Yleensä ne voi sitten skannata ja lähettää, mutta johonkin pitää lähettää joitain papereita ihan paperiversioinakin. 

Mulle tarjottiin 1,5 viikon ihan kiinnostavaa pestiä, kun mulla sattui juuri olemaan pari viikkoa ylimääräistä aikaa, kun vanha duuni oli jo loppunut ja uusi ei vielä alkanut. Kyllähän sitä mietti, että jaksaako sitä paperihärdelliä pyörittää tuon työajan takia. Päädyin sitten lukemaan, tulostamaan, allekirjoittamaan ja skannaamaan 15 sivua paperia tuota varten. Että silleen.